29 jul 2020

Volg deze 9 stappen in het verzuimproces

Als een werknemer zich ziek meldt, is het belangrijk om vanaf het begin helder te hebben welke stappen je op welk moment (volgens de wet) moet nemen in het verzuimproces. Je weet namelijk nooit hoe lang een werknemer ziek blijft en door op tijd te schakelen, voorkom je verdere problemen. Daarom hebben we de 9 belangrijkste stappen in het verzuimproces voor je op een rijtje gezet!

Lees ook:
>> Verzuimprotocol casemanager: wie doet wat bij ziekte?
>> Arbeidsconflict en verzuim, hoe ga je hier als werkgever mee om?

Dit zijn de 9 stappen in het verzuimproces:

Stap 1: melding doen van de zieke werknemer (bij arbodienst of bedrijfsarts)

Als een werknemer zich ziek meldt, dien je dit als werkgever zo snel mogelijk melden bij een arbodeskundige of bedrijfsarts. Vervolgens neemt de arbodeskundige of bedrijfsarts contact op met de werknemer, maakt een rapport waarin opgenomen staat wat de werknemer wel en niet kan doen en geeft een inschatting hoe lang de ziekte naar verwachting gaat duren.

Stap 2: de arbodienst stelt de probleemanalyse op

Wanneer werknemer en werkgever informatie aan de arbodienst hebben gegeven, kan de arbodienst starten met het opstellen van een probleemanalyse (uiterlijk in week zes ontvangt de werkgever de probleemanalyse). Hierin staat een overzicht van de situatie van de werknemer: wat zijn de beperkingen van de werknemer en welke re-integratiemogelijkheden zijn er? De probleemanalyse en het advies van de arbodienst zijn de basis voor het plan van aanpak dat de werkgever en werknemer met elkaar moeten opstellen.

Let op! Vanaf dit moment ben je als werkgever ook verplicht om een re-integratiedossier bij te houden.

Stap 3: werkgever en -nemer maken een plan van aanpak

Binnen de eerste acht weken van het verzuim moeten werknemer en werkgever volgens de wet samen een plan van aanpak opstellen met daarin een re-integratiedoel. In het plan van aanpak staat omschreven wat de werkgever én werknemer gaan doen om ervoor te zorgen dat de zieke medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Is het door omstandigheden niet goed mogelijk om binnen acht weken een plan van aanpak op te stellen? Dan kunnen de werkgever en werknemer hiervoor meer tijd nemen.

Lees ook:
>> Wet verbetering poortwachter en het plan van aanpak
>> Re-integratieplan opstellen: volledigheid is essentieel

Stap 4: werkgever en -nemer bespreken plan van aanpak

Het plan van aanpak dient iedere zes weken door werkgever en -nemer besproken te worden en waar nodig aangepast te worden. Aanpassingen moeten schriftelijk worden overeengekomen en – uiteraard – worden toegepast. Het is verder aan werknemer en werkgever om te bepalen of het nodig is om vaker dan eens in de zes weken overleg te hebben.

Let op! Mocht er te weinig overleg hebben plaatsgevonden of mocht er te lang zijn doorgegaan met een bepaalde aanpak terwijl dat de re-integratie heeft belemmerd dan kan het UWV namelijk een loonsanctie opleggen.

Stap 5: opnieuw melden zieke werknemer bij het UWV

Een medewerker dient uiterlijk op de eerste werkdag na 42 weken verzuim ziek gemeld te zijn bij het UWV, maar dat mag ook eerder worden gedaan. Doe dit op tijd en geef de eerste verzuimdag goed door, zodat je geen boete tot € 455,- opgelegd krijgt. Twee weken later ontvang je van het UWV een bevestiging van de aanmelding en een overzicht van de re-integratieverplichtingen waaraan je moet voldoen.

Let op! Als een werknemer binnen de 42 weken nog heeft gewerkt (langer dan vier weken achter elkaar), is het mogelijk dat er een nieuwe ziekteperiode is gaan lopen. In dat geval telt de vorige ziekteperiode niet meer mee. Als een werknemer binnen de vier weken dat hij is gaan werken weer ziek wordt dan telt de voorgaande ziekteperiode wel mee.

Stap 6: werkgever en -nemer evalueren eerste jaar

Werknemer en -gever moeten rond het einde van het eerste ziektejaar de re-integratie evalueren, dat heet de eerstejaarsevaluatie. Tijdens deze evaluatie wordt gekeken of het plan van aanpak nog voldoet of dat er aanpassingen gedaan moeten worden. Is re-integratie binnen het eigen bedrijf nog mogelijk? Of moet er gezocht worden naar een functie buiten het eigen bedrijf (tweede spoor re-integratie)?

Let op! Bij twijfel is het slim om advies in te winnen, bijvoorbeeld in de vorm van een deskundigenoordeel bij het UWV wanneer de werknemer langer dan een jaar arbeidsongeschikt is.

Stap 7: aanvraag WIA van toepassing?

De werknemer heeft – afhankelijk van de inspanningen die de werkgever en de werknemer hebben gedaan voor de re-integratie van de zieke medewerker – na twee jaar ziekte recht op een WIA-uitkering. Omstreeks week 88 na de 1e ziekmelding ontvangt de werknemer een brief van het UWV met informatie over het aanvragen van deze uitkering.

Werknemer en werkgever moeten voor het aanvragen van een WIA-uitkering een rapport opstellen dat bestaat uit:

Een verslag van de werkgever (in overleg met werknemer) over wat er allemaal is gedaan om een snelle terugkeer naar de werkvloer mogelijk te maken;
Een verslag van de bedrijfsarts waarin de medische aspecten staan omschreven;
De visie van de werknemer over hoe het re-integratietraject tot nu toe is verlopen.

Stap 8: eindevaluatie en re-integratie-verslag

Als werkgever ben je onder normale omstandigheden twee jaar lang verantwoordelijk voor de arbeidsongeschikte werknemer. In dat geval vindt nu dus de eindevaluatie plaats, hierin staan de activiteiten die werknemer en werkgever hebben ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen.

Door het UWV wordt eerst het re-integratieverslag beoordeeld en gekeken of er genoeg inspanningen zijn verricht, voordat er een WIA-uitkering wordt toegekend. Dit verslag wordt gebaseerd op informatie die in het re-integratiedossier zit, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak, het advies van de arbodienst, et cetera. Het re-integratieverslag bevat daarnaast een oordeel van de arbodienst over de belastbaarheid van de werknemer, de arbeidsmogelijkheden die resteren en de mogelijkheden tot herplaatsing.

Stap 9: starten aanvraag WIA-uitkering

Voorafgaand aan de datum waarop een WIA-uitkering kan ingaan – minimaal 13 weken van tevoren – moet een WIA-aanvraag worden gedaan bij het UWV. Van belang voor het toekennen van de WIA-uitkering is de vraag of er van beide kanten voldoende inspanningen zijn gedaan om de werknemer terug in het arbeidsproces te krijgen.

Als de werkgever hier volgens het UWV te weinig voor heeft gedaan, kan deze instantie bepalen dat de werkgever nog een jaar langer het loon van de zieke werknemer moet doorbetalen. Andersom kan het UWV bepalen dat de werknemer geen recht heeft op een WIA-uitkering omdat hij het re-integratieproces teveel heeft tegengewerkt. Dat laatste geval heeft geen gevolgen voor de werkgever, want deze heeft immers aan de plicht voldaan.

Let op! Als de uitkering te laat wordt aangevraagd dan moet een werkgever het salaris gedurende de vertraging doorbetalen.

Eventuele start WIA-uitkering

Wanneer een werknemer twee jaar lang achtereen arbeidsongeschikt is, hoef je – bij een normale gang van zaken – geen loon meer te betalen. Je schrijft de werknemer ziek uit en het UWV neemt de zorg van de werknemer verder op zich.

Let op! Als de werknemer voor minder dan 35 procent arbeidsongeschikt is, gaat deze regel niet op. In dat geval blijft de werknemer bij jou in dienst voor in ieder geval dat deel dat van de uren dat hij niet arbeidsongeschikt is verklaard.

Stap 0: Handig om te doen voordat je begint

Als jouw werknemer zich bij je ziek meldt, hoef je de eerste dagen in het verzuimproces officieel nog niets te doen. Toch is het wel handig om ook voor die eerste dagen de stappen helder te hebben. Zo is het belangrijk om de juiste vragen te stellen wanneer je de zieke werknemer aan de telefoon hebt en meteen een dossier aan te leggen met de inhoud van het gesprek. Wees je daarbij wel bewust van de privacy van deze werknemer!

Ook het bijhouden van het ziekteverzuim (aantal dagen) is belangrijk in het verzuimproces, zodat jij als werkgever inzicht krijgt in het totale ziekteverzuim binnen jouw bedrijf. Het officiële traject van ziek melden start echter pas op de vierde ziektedag.

Niet vergeten in het verzuimproces: meld je werknemer weer beter!

In het meest gunstige geval wordt de zieke werknemer natuurlijk weer beter. Vergeet dan niet om dit – op tijd! – te melden aan alle betrokken instanties. Denk hierbij aan het UWV, de arbodienst, bedrijfsarts en verzekeraar.

Wil je casemanager worden of wil je graag een volgende stap maken in je loopbaan?

Met de opleiding tot Casemanager ben jij het eerste aanspreekpunt voor vragen en problemen bij verzuim als gevolg van verzuim. Wanneer je onze opleiding positief hebt afgerond, kun je je registreren bij het RNVC. Hiermee mag jij je de titel Register Case- en Caremanager (RCCM) gebruiken. Of Casemanager Regie op Verzuim (CROV) indien alleen module 1 en 2 van de opleiding is gevolgd.