Wat leg je vast in een verzuimprotocol?

Wanneer een werknemer ziek wordt, brengt dat de nodige administratie met zich mee. Zowel de werknemer als de werkgever heeft in zo’n geval bepaalde plichten en verantwoordelijkheden. Wat die precies inhouden, leg je vast in een verzuimprotocol.

Een verzuimprotocol is bedoeld om jezelf en je werknemers duidelijkheid te bieden over de stappen rondom een ziekmelding. Het moet dus volledig zijn, maar ook overzichtelijk blijven. Hoe stel je als verzuimprofessional een verzuimprotocol op dat aan die eisen voldoet?

Wat is een verzuimprotocol precies?

In een verzuimprotocol leg je vast wat er gebeurt wanneer een werknemer, door ziekte of andere omstandigheden, niet op zijn werk kan verschijnen. Dat omvat de regelingen rondom kortdurend verzuim, maar ook de stappen die gezet moeten worden wanneer een werknemer langdurig afwezig is of zelfs volledig arbeidsongeschikt wordt verklaard. Verder kunnen afspraken met externe partijen, zoals de arbodienst of bedrijfsarts, ook in het verzuimprotocol vastgelegd worden.

Het verzuimprotocol biedt duidelijkheid en zekerheid voor alle partijen. Jij weet als casemanager wat jouw verantwoordelijkheden zijn wanneer een werknemer zich afmeldt. Aan de andere kant kan een zieke werknemer in het verzuimprotocol precies vinden wat er van hem of haar verwacht wordt zolang het verzuim duurt.

Blijf bij de basis!

Als werkgever maak je je eigen verzuimprotocol binnen de basisregels die te vinden zijn in de Wet verbetering poortwachter. Om je daarbij te helpen, zijn er online veel voorbeelden te vinden. Deze sjablonen hebben echter een belangrijk nadeel: ze zijn vaak lang en ingewikkeld, met lappen tekst waarin de meest uiteenlopende hypothetische situaties en wettelijke regelingen uiteengezet worden.

Een werknemer met griep zal zich niet eerst door paragrafen aan droge tekst heen willen worstelen om te achterhalen hoe hij/zij zich ziek moet melden. Als casemanager wil je zorgen dat de basisinformatie in één oogopslag duidelijk is. Dat bespaart de zieke werknemer frustratie en vergroot de kans dat jij alle benodigde informatie zo snel mogelijk krijgt.

Verzuimprotocol voor werknemers

Een verzuimprotocol voor werknemers bevat daarom bij voorkeur alleen de essentiële, praktische informatie die voor een zieke werknemer van direct belang is. Denk daarbij aan de volgende drie punten:

1. De werknemer moet weten wanneer en bij wie hij zich ziek moet melden. Ook moet duidelijk zijn welke informatie hij of zij daarbij moet geven, zoals contactgegevens en de verwachte duur van het verzuim;
2. Wanneer jij aanvullende vragen hebt, of wanneer bijvoorbeeld de bedrijfsarts bij de werknemer langsgaat, moet contact mogelijk zijn. Noem dus in het verzuimprotocol in hoeverre de werknemer bereikbaar moet blijven;
3. Eventuele sancties. Hoewel je er natuurlijk vanuit gaat dat werknemers zich aan het protocol gaan houden, is het belangrijk om vast te leggen wat de consequenties zijn wanneer dat niet gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan het later uitbetalen van ziekengeld wanneer de werknemer niet bereikbaar is om informatie over het verzuim te geven.

Verzuimprotocol voor de casemanager

Voor een zieke werknemer is het niet interessant om te weten wat er van jou als leidinggevende verwacht wordt in het geval van verzuim. Voor jezelf is het echter wel verstandig om ook daar een overzicht van te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een checklist die je bij ziekmelding af kunt lopen.

Daarin kun je bijvoorbeeld de volgende punten opnemen:

1. Informatie over de ziekmelding. Als werkgever mag je om bepaalde informatie vragen, zoals de duur van de ziekte en de contactgegevens van de werknemer. Ook kun je informeren of de ziekte het gevolg is van een ongeval, een arbeidsongeval, een zwangerschap, etc. Omwille van de privacy mag niet naar de aard van de ziekte zelf gevraagd worden.
2. Contact met de bedrijfsarts. Volgens de nieuwe Arbowet moeten werknemers actief gewezen worden op hun toegang tot de bedrijfsarts. Ook krijgen werknemers bij langdurige ziekte een consult bij de bedrijfsarts. Geef in je eigen checklist aan wanneer je hiertoe actie moet ondernemen.
3. Langdurig verzuim. Bij langdurig verzuim treden steeds meer aanvullende regelingen in werking. Zo ben je verplicht om melding bij het UVW te doen wanneer een werknemer langer dan 42 weken ziek is. Ook moet er dan bijvoorbeeld een re-integratiedossier opgesteld worden.

Om zeker te weten dat je verzuimprotocol aan alle wettelijke eisen voldoet, kun je natuurlijk een voorbeeld raadplegen, zoals het gratis bijvoorbeeld van ArboNed. Hou daarbij echter wel altijd in de gaten welke informatie voor werknemers van direct belang is, en welke informatie alleen in jouw eigen checklist hoeft. Zo hou je het verzuimprotocol voor alle partijen overzichtelijk.

Wil je casemanager worden of wil je graag een volgende stap maken in je loopbaan?

Met de opleiding tot Casemanager ben jij het eerste aanspreekpunt voor vragen en problemen bij verzuim als gevolg van verzuim. Nieuw → Wanneer je onze opleiding positief hebt afgerond, kun je je registreren bij het RNVC. Hiermee mag jij je de titel Register Case- en Caremanager (RCCM) gebruiken. Of Casemanager Regie op Verzuim (CROV) indien alleen module 1 en 2 van de opleiding is gevolgd.

Datum: Woensdag 12 juni 2019
Auteur: Hans Lankhaar, oprichter Scolea, adviseur arbeidsongeschiktheidvraagstukken en coach voor de opleiding tot Casemanager