Verzuimprotocol casemanager: wie doet wat bij ziekte?

Wanneer een werknemer ziek wordt, brengt dat de nodige administratie voor jou als werkgever – of casemanager – met zich mee. In een verzuimprotocol leg je vast welke plichten en verantwoordelijkheden je hebt als werkgever. Het verzuimprotocol is bedoeld om je werknemers duidelijkheid te bieden over de stappen rondom een ziekmelding. Het moet dus volledig zijn, maar ook overzichtelijk blijven (niet te lang dus!). 

Wat leg je vast in een verzuimprotocol?

In een verzuimprotocol leg je vast wat er gebeurt wanneer een werknemer, door ziekte of andere omstandigheden, niet op zijn werk kan verschijnen. Dat omvat de regelingen rondom kortdurend verzuim, maar ook de stappen die gezet moeten worden wanneer een werknemer langdurig afwezig is of zelfs volledig arbeidsongeschikt wordt verklaard. Verder kunnen afspraken met externe partijen, zoals de arbodienst of bedrijfsarts, ook in het verzuimprotocol vastgelegd worden.

Het verzuimprotocol biedt duidelijkheid en zekerheid voor alle partijen. Zo weet een casemanager wat diens verantwoordelijkheden zijn wanneer een werknemer zich afmeldt en kan een zieke werknemer in het verzuimprotocol precies vinden wat er van hem of haar verwacht wordt zolang het verzuim duurt.

Basisregels uit de Wet verbetering poortwachter

Als werkgever maak je je eigen verzuimprotocol binnen de basisregels die te vinden zijn in de Wet verbetering poortwachter. Om je daarbij te helpen, zijn er online veel voorbeelden te vinden. Deze sjablonen hebben echter een belangrijk nadeel: ze zijn vaak lang en ingewikkeld, met lappen tekst waarin de meest uiteenlopende hypothetische situaties en wettelijke regelingen uiteengezet worden.

Een werknemer met griep zal zich niet eerst door paragrafen aan droge tekst heen willen worstelen om te achterhalen hoe hij/zij zich ziek moet melden. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat de basisinformatie in één oogopslag duidelijk is. Dat bespaart de zieke werknemer frustratie en vergroot de kans dat jij alle benodigde informatie zo snel mogelijk krijgt.

Waar moet een verzuimprotocol aan voldoen?

Een goed leesbaar verzuimprotocol bevat daarom alleen de essentiële, praktische informatie die voor een zieke werknemer van direct belang is. Denk hierbij aan de volgende punten:

1. Ziekmelding. De werknemer moet weten wanneer en bij wie hij zich ziek moet melden. Ook moet duidelijk zijn welke informatie hij of zij daarbij moet geven, zoals contactgegevens en de verwachte duur van het verzuim;
2. Bereikbaarheid. Wanneer er sprake is van aanvullende vragen, of wanneer bijvoorbeeld de bedrijfsarts bij de werknemer langsgaat, moet contact mogelijk zijn. Benoem dus in het verzuimprotocol in hoeverre de werknemer bereikbaar moet blijven en hoe vaak jullie contact hebben;
3. Herstel en re-integratie. Bij langdurige ziekte zal er verzuimbegeleiding moeten worden ingezet en maak je als werkgever een probleemanalyse en een plan van aanpak;
4. Eventuele sancties. Hoewel je er natuurlijk vanuit gaat dat werknemers zich aan het protocol gaan houden, is het belangrijk om vast te leggen wat de consequenties zijn wanneer dat niet gebeurt of wanneer een werknemer een klacht heeft over bijvoorbeeld de bedrijfsarts. Denk bijvoorbeeld aan het later uitbetalen van ziekengeld wanneer de werknemer niet bereikbaar is om informatie over het verzuim te geven.

Checklist verzuimprotocol casemanager

Voor een zieke werknemer is het niet interessant om te weten wat er van jou als werkgever verwacht wordt in het geval van verzuim. Voor casemanagers is het echter wel verstandig om bijvoorbeeld een checklist af te lopen wanneer er een ziekmelding binnenkomt.

Daarin kun je bijvoorbeeld de volgende punten opnemen:

1. Informatie over de ziekmelding. Als werkgever mag je om bepaalde informatie vragen, zoals de duur van de ziekte en de contactgegevens van de werknemer. Ook kun je informeren of de ziekte het gevolg is van een ongeval, een arbeidsongeval, een zwangerschap, etc. Omwille van de privacy mag niet naar de aard van de ziekte zelf gevraagd worden.
2. Contact met de bedrijfsarts. Volgens de nieuwe Arbowet moeten werknemers actief gewezen worden op hun toegang tot de bedrijfsarts. Ook krijgen werknemers bij langdurige ziekte een consult bij de bedrijfsarts. In een checklist staat wanneer je hiertoe actie moet ondernemen.
3. Langdurig verzuim. Bij langdurig verzuim treden steeds meer aanvullende regelingen in werking. Zo ben je verplicht om melding bij het UVW te doen wanneer een werknemer langer dan 42 weken ziek is. Ook moet er dan bijvoorbeeld een re-integratiedossier opgesteld worden.

Om zeker te weten dat het verzuimprotocol aan alle wettelijke eisen voldoet, kun je natuurlijk een voorbeeld raadplegen, zoals het gratis bijvoorbeeld van ArboNed. Hou daarbij echter wel altijd in de gaten welke informatie voor werknemers van direct belang is, en welke informatie alleen in een checklist hoeft. Zo houd je het verzuimprotocol voor alle partijen overzichtelijk.[/vc_column_text]

[/vc_column][/vc_row]