14 apr 2017

Risico op boete bij onjuiste verwerking gezondheidsgegevens werknemers

Het is belangrijk om er als werkgever van bewust te zijn welke gegevens wel en niet mogen worden verwerkt bij ziekmelding van een werknemer. Vorig jaar stelde de Autoriteit Persoonsgegevens nieuwe regels op, omdat uit onderzoeken bleek dat bedrijfsartsen en arbodiensten medische gegevens verstrekten aan werkgevers die niet noodzakelijk waren voor de re-integratie van zieke werknemers.

Daarom heeft de Autoriteit Persoonsgegevens aangegeven dat er dit jaar meer focus op wordt gelegd op de Wet bescherming persoonsgegevens en of deze goed wordt nageleefd. Als je je als werkgever niet houdt aan deze regels, loop je dus het risico op een hoge boete.

Verwerken van persoonsgegevens

In de Wet bescherming persoonsgegevens staat dat er geen persoonsgegevens over iemands gezondheid verwerkt mogen worden, tenzij het noodzakelijk is om het recht op loondoorbetaling bij ziekte vast te stellen. De regels geven een duidelijk kader voor het verwerken van persoonsgegevens aan werknemers, werkgevers en alle andere partijen, zoals de bedrijfsarts en het UWV.

Let op! De boetebevoegdheid van de Autoriteit Persoonsgegevens is verhoogd naar maximaal € 810.000 per overtreding, of 10% van de jaarlijkse omzet. Het is voor jou, Bedrijfsartsen en Arbodiensten ten zeerste aan te raden om in verband met de privacy van werknemers, het ziekteverzuimbeleid binnen de wettelijke kaders te houden.

Drie fasen binnen de nieuwe beleidsregels gezondheidsgegevens

In de nieuwe beleidsregels worden verschillende fases onderscheiden binnen het arbeidsproces. Dat zijn: de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie, en er wordt per fase uitgelegd welke regels gelden.

Fase 1: de sollicitatieprocedure

Als werkgever denk je bij het omgaan met de gezondheidsgegevens van werknemers vaak niet aan het prille begin, wanneer je de sollicitant leert kennen. Ook hier heeft de Autoriteit Persoonsgegevens regels opgesteld om de privacy van de sollicitant te beschermen. Je mag dus als werkgever in de sollicitatieprocedure nooit vragen naar:

de gezondheid of het ziekteverzuim in het verleden;
of zij zwanger is of zwanger wil worden.

Je sollicitant heeft alleen de plicht melding te maken van gezondheidsklachten waarvan hij weet of moet begrijpen dat deze hem ongeschikt maken voor de functie.

Let op! Een medische aanstellingskeuring mag alleen door de werkgever geïnitieerd worden wanneer er bijzondere eisen aan de functie worden gesteld. Dit mag dan met het oog op de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemer of van derden.

Fase 2: de ziekmelding

Het is niet toegestaan om als werkgever de werknemer te vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Dit is namelijk niet noodzakelijk om het recht op loondoorbetaling vast te stellen. Ook al geeft de werknemer hier zelf toestemming voor, is het nog steeds niet toegestaan. Van een vrij gegeven toestemming door de werknemer kan namelijk geen sprake zijn omdat de werknemer zich vanwege de gezagsverhouding tussen hem en de werkgever gedwongen zou kunnen voelen om toestemming te geven. Verder is het niet aan de werkgever om vast te stellen óf en zo ja, in welke mate, een werknemer arbeidsongeschikt is. Deze taak is uitsluitend voorbehouden aan de Bedrijfsarts.

Wat je wel mag vragen en registreren bij ziekmelding:

Het telefoonnummer van het verblijf- of verpleegadres;
De vermoedelijke duur van het verzuim;
De lopende afspraken en werkzaamheden;
Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling);
Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
Of sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).

Fase 3: ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie

Jij bepaalt of je zieke werknemer recht heeft op loondoorbetaling. Je moet je oordeel baseren op het advies van je Bedrijfsarts. Deze mag jou maar beperkt gegevens over de gezondheid van je zieke werknemer verstrekken. Gegevens over de specifieke klachten en de behandeling zijn niet noodzakelijk voor de loondoorbetalingsverplichting of voor de re-integratie of verzuimbegeleiding mag je beslist niet verwerken. Er rust eveneens een verbod op het verstrekken van gegevens over de gezondheid door de Bedrijfsarts aan degene (jij of het re-integratiebedrijf) die verantwoordelijk is voor de re-integratie. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als de re-integratie zich toespitst op bepaalde specifieke klachten, is gegevensverstrekking toegestaan en mogen wel worden verwerkt.

Je mag de volgende gegevens wel verwerken bij ziekteverzuim en re-integratie:

De werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is;
De verwachte duur van het verzuim;
De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is;
Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

Regels over het bewaren van gezondheidsgegevens werknemers

Het laatste belangrijke punt in het zorgvuldig omgaan met de gezondheidsgegevens van de werknemer volgens de Wet bescherming Persoonsgegevens is het bewaren van de dossiers van de werknemers.

Hoe lang mag of moet je bepaalde dossiers bewaren?

Hier staan ze op een rijtje en ook dit is van belang om geen risico te lopen op een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens:

De Bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal vijftien jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren.
Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar.
De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren.
Re-integratiedossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door andere hulpverleners.

Tip! Bestudeer de beleidsregels grondig. Je weet dan per fase van het arbeids- en ziekteproces op welke wijze welke specifieke gegevens rondom de ziekte van een werknemer rechtmatig verwerkt kunnen worden. En hoe lang de gegevens bewaard mogen worden.

Leestip! → Privacy zieke werknemer belangrijk, maar verschuil je niet achter beleidsregels
De privacywetgeving van de zieke werknemer zorgt ervoor dat bepaalde informatie niet beschikbaar is voor de Casemanager. Vaak terecht, want uiteindelijk is een Casemanager géén arts. Voor een goede Casemanager blijft er genoeg te doen. Als regisseur van het ziekteverzuim proces bewaak je niet slechts dat de verschillende betrokkenen tijdig in beweging komen, maar zie je er ook op toe dat de juiste stappen worden gezet.