5 feb 2020

Stappenplan zieke werknemer, hoe ziet dat eruit?

Wat moet er gebeuren als een werknemer zich ziek meldt? Als het om een dagje gaat, is er geen nood aan de man, maar wat doe je als dat dagje uiteindelijk twee jaar gaat duren? Het is natuurlijk altijd beter om te werken aan preventie, maar met dit ‘stappenplan zieke werknemer’ in je achterzak ben je voorbereid op de stappen die je bij wet moet nemen en voorkom je verdere problemen. Handig dus!

Lees ook:
>> Hoe kun je de 4 soorten ziekteverzuim verminderen of zelfs voorkomen?
>> Privacy zieke werknemer

Verstandig om te doen in de eerste dagen

Als jouw werknemer zich bij je ziek meldt, hoef je de eerste dagen officieel nog niets te doen. Toch is het wel handig om ook voor die eerste dagen de stappen helder te hebben. Zo is het belangrijk om de juiste vragen te stellen wanneer je de zieke werknemer aan de telefoon hebt en meteen een dossier aan te leggen met de inhoud van het gesprek. Wees je daarbij wel bewust van de privacy van deze werknemer!

Ook het bijhouden van het ziekteverzuim (aantal dagen) is belangrijk, zodat jij als werkgever inzicht krijgt in het totale ziekteverzuim binnen jouw bedrijf. Het officiële traject van ziek melden start echter pas op de vierde ziektedag.

‘Stappenplan zieke werknemer’

Stap 1: zieke werknemer melden bij arbodienst of bedrijfsarts

Wanneer een werknemer zich ziek meldt, moet je dit als werkgever zo snel mogelijk melden bij een arbodeskundige of bedrijfsarts. Dit helpt en ondersteunt je bij de aanpak en begeleiding van het verzuim en eventuele re-integratie. De arbodeskundige of bedrijfsarts neemt vervolgens contact op met de werknemer, maakt een rapport waarin opgenomen staat wat de werknemer wel en niet kan doen en geeft een inschatting hoe lang de ziekte naar verwachting gaat duren.

Stap 2: de probleemanalyse

Zodra werknemer en werkgever informatie aan de arbodienst hebben gegeven, kan de arbodienst een probleemanalyse opstellen. Hiermee wordt de situatie van de werknemer in kaart gebracht: wat zijn de beperkingen van de werknemer en welke re-integratiemogelijkheden zijn er? De probleemanalyse ontvangt de werkgever uiterlijk in week zes. De probleemanalyse en het advies van de arbodienst zijn de basis voor het plan van aanpak dat de werkgever en werknemer met elkaar moeten opstellen.

Let op! Vanaf dit moment ben je als werkgever ook verplicht om een re-integratiedossier bij te houden.

Stap 3: een plan van aanpak maken

De overheid heeft bepaald dat werknemer en werkgever binnen de eerste acht weken van het verzuim samen een plan van aanpak moeten opstellen met daarin een re-integratiedoel. Hoe langer de werknemer weg blijft van de werkvloer, hoe lastiger het namelijk wordt om de werknemer terug aan het werk te krijgen.

In het plan van aanpak staat omschreven wat de werkgever én werknemer gaan doen om ervoor te zorgen dat de zieke medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Is het door omstandigheden niet goed mogelijk om binnen acht weken een plan van aanpak op te stellen? Dan kunnen de werkgever en werknemer hiervoor meer tijd nemen.

Lees ook:
>> Wet verbetering poortwachter en het plan van aanpak
>> Re-integratieplan opstellen: volledigheid is essentieel

Stap 4: bespreken plan van aanpak en zonodig bijstellen

Werknemer en werkgever zijn verplicht om het plan van aanpak iedere zes weken te bespreken en waar nodig aanpassingen te doen. Als er aanpassingen nodig zijn, dan moeten die aanpassingen schriftelijk worden overeengekomen en – uiteraard – worden toegepast. Het is verder aan werknemer en werkgever om te bepalen of het nodig is om vaker dan eens in de zes weken overleg te hebben.

Let op! Mocht er te weinig overleg hebben plaatsgevonden of mocht er te lang zijn doorgegaan met een bepaalde aanpak terwijl dat de re-integratie heeft belemmerd dan kan het UWV namelijk een loonsanctie opleggen.

Stap 5: zieke werknemer opnieuw melden bij het UWV

Uiterlijk op de eerste werkdag na 42 weken verzuim meld je de medewerker ziek bij het UWV, maar mag ook eerder worden gedaan. Let wel goed op dat je dit op tijd doet en de eerste verzuimdag goed doorgeeft, anders word je een boete tot 455 euro opgelegd. Twee weken later ontvang je van het UWV een bevestiging van de aanmelding en een overzicht van de re-integratieverplichtingen waaraan je moet voldoen.

Als een werknemer binnen de 42 weken nog heeft gewerkt, is het mogelijk dat er een nieuwe ziekteperiode is gaan lopen. Dat is het geval als de werknemer langer dan vier weken achter elkaar heeft gewerkt. In dat geval telt de vorige ziekteperiode niet meer mee. Als een werknemer binnen de vier weken dat hij is gaan werken weer ziek wordt dan telt de voorgaande ziekteperiode wel mee.

Stap 6: eerstejaarsevaluatie

Rond het einde van het eerste ziektejaar moeten de werknemer en werkgever de re-integratie evalueren, dat heet de eerstejaarsevaluatie. Tijdens deze evaluatie kijk je opnieuw of het plan van aanpak nog voldoet of dat er aanpassingen moeten komen. Ook moet rond het eerste ziektejaar bekeken worden of re-integratie binnen het eigen bedrijf nog mogelijk is of dat er gezocht moet worden naar een functie buiten het eigen bedrijf (tweede spoor re-integratie).

Let op! Bij twijfel is het slim om advies in te winnen, bijvoorbeeld in de vorm van een deskundigenoordeel bij het UWV wanneer de werknemer langer dan een jaar arbeidsongeschikt is.

Stap 7: informatie over aanvraag WIA

Afhankelijk van de inspanningen die de werkgever en de werknemer hebben gedaan voor de re-integratie van de zieke medewerker, heeft de werknemer na twee jaar ziekte recht op een WIA-uitkering. Omstreeks week 88 na de 1e ziekmelding ontvangt de werknemer een brief van het UWV met informatie over het aanvragen van deze uitkering.

Werknemer en werkgever moeten voor het aanvragen van een WIA-uitkering een rapport opstellen dat bestaat uit:

Een verslag van de werkgever (in overleg met werknemer) over wat er allemaal is gedaan om een snelle terugkeer naar de werkvloer mogelijk te maken;
Een verslag van de bedrijfsarts waarin de medische aspecten staan omschreven;
De visie van de werknemer over hoe het re-integratietraject tot nu toe is verlopen.

Stap 8: eindevaluatie en re-integratie-verslag

Onder normale omstandigheden ben je als werkgever twee jaar lang verantwoordelijk voor de arbeidsongeschikte werknemer. In dat geval vindt nu dus de eindevaluatie plaats, hierin staan de activiteiten die werknemer en werkgever hebben ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen.

Voordat er een WIA-uitkering wordt toegekend wordt door het UWV eerst het re-integratieverslag beoordeeld en gekeken of er genoeg inspanningen zijn verricht. Dit verslag wordt gebaseerd op informatie die in het re-integratiedossier zit, zoals de probleemanalyse, het plan van aanpak, het advies van de arbodienst, et cetera. Het re-integratieverslag bevat daarnaast een oordeel van de arbodienst over de belastbaarheid van de werknemer, de arbeidsmogelijkheden die resteren en de mogelijkheden tot herplaatsing.

Stap 9: aanvragen WIA-uitkering

Minimaal 13 weken voorafgaand aan de datum waarop een WIA-uitkering kan ingaan moet een WIA-aanvraag worden gedaan bij het UWV. Een zieke werknemer krijgt niet zomaar na twee jaar ziekte een WIA-uitkering. Van belang is de vraag of er van beide kanten voldoende inspanningen zijn gedaan om de werknemer terug in het arbeidsproces te krijgen.

Wanneer de UWV van mening is dat de werkgever hiervoor te weinig heeft gedaan, kan deze instantie bepalen dat jij nog een jaar langer het loon van de zieke werknemer moet doorbetalen. Andersom kan het UWV bepalen dat de werknemer geen recht heeft op een WIA-uitkering omdat hij het re-integratieproces teveel heeft tegengewerkt. Dat laatste geval heeft geen gevolgen voor jou als werkgever, jij hebt immers aan je plicht voldaan.

Let op! Als de uitkering te laat wordt aangevraagd dan moet een werkgever het salaris gedurende de vertraging doorbetalen.

Eventuele start WIA-uitkering

Wanneer een werknemer twee jaar lang achtereen arbeidsongeschikt is, hoef je – bij een normale gang van zaken – geen loon meer te betalen. Je schrijft de werknemer ziek uit en het UWV neemt de zorg van de werknemer verder op zich.

Let op! Als de werknemer voor minder dan 35 procent arbeidsongeschikt is, gaat deze regel niet op. In dat geval blijft de werknemer bij jou in dienst voor in ieder geval dat deel dat van de uren dat hij niet arbeidsongeschikt is verklaard.

Niet vergeten! Zieke werknemer beter melden

In het meest gunstige geval wordt de zieke werknemer natuurlijk weer beter. Vergeet dan niet om dit – op tijd! – te melden aan alle betrokken instanties. Denk hierbij aan het UWV, de arbodienst, bedrijfsarts en verzekeraar.

Wil je casemanager worden of wil je graag een volgende stap maken in je loopbaan?

Met de opleiding tot Casemanager ben jij het eerste aanspreekpunt voor vragen en problemen bij verzuim als gevolg van verzuim. Wanneer je onze opleiding positief hebt afgerond, kun je je registreren bij het RNVC. Hiermee mag jij je de titel Register Case- en Caremanager (RCCM) gebruiken. Of Casemanager Regie op Verzuim (CROV) indien alleen module 1 en 2 van de opleiding is gevolgd.