Scolea professionaliseert administratie met Coachview

Het werken met Coachview cursusadministratie software is volgens Bert van den Berg (oprichter Scolea) een belangrijke stap in het professionaliseren van de backoffice. Het geeft Scolea meer overzicht, grip en controle en maakt efficiënt automatiseren mogelijk. ‘Het zorgt ervoor dat we minder tijd kwijt zijn aan administratie en meer tijd hebben voor persoonlijke ondersteuning van onze studenten. We zijn er dus hartstikke blij mee!’

Het inrichten van de cursusadministratie is een intensief traject geweest, waarbij Jannet Mulder (Programmamanager) verantwoordelijk was voor het uitdenken van het unieke werkproces van Scolea. Zo moest er bijvoorbeeld worden nagedacht over welke taken de backoffice van Scolea op welke momenten uitvoert. En er moest worden beslist welke gegevens uit oude systemen en excel lijsten in Coachview werden geïmporteerd.

Jannet Mulder: ‘Inmiddels zijn meerdere medewerkers van Scolea getraind in het gebruik van Coachview en zijn de eerste effecten van de overstap naar dit systeem al merkbaar.’

Handmatige taken verdwijnen door automatisering

Door Coachview heeft Scolea alle klant- en studentgegevens overzichtelijk op één plek. Ook het aanmaken en plannen van opleidingen gaat snel door de templates die al klaar staan. Coachview genereert daarnaast ook documenten zoals lesroosters en presentielijsten, deze worden kort voor de opleiding naar de studenten en docenten gemaild.

In de toekomst worden de presentielijsten per mail vervangen door de Docenten App van Coachview. Hier zien docenten direct de actuele planning, registreren ze zelf de presentie en kunnen ze ook slaging registreren.

Bert van den Berg: ‘Met Coachview verdwijnen veel handmatige taken en het vermindert de druk op onze backoffice. Zo kosten de administratieve handelingen ons minder tijd, waardoor we meer tijd hebben voor het persoonlijk ondersteunen van onze studenten. Dit verbetert dus de kwaliteit van onze opleidingen en daar zijn we hartstikke blij mee.’

Integratie van verschillende systemen

Coachview wordt in een volgende fase ook gekoppeld aan Moodle om studenten na hun aanmelding direct toegang te geven tot hun eigen e-learning omgeving. Via deze koppeling worden behaalde resultaten ook direct teruggekoppeld naar Coachview. Zo is de administratie altijd actueel en volledig.

Ook ontvangen studenten per lesdag de juiste lesmaterialen en huiswerkopdrachten. Zijn er specifieke boeken of drukwerk nodig voor een opleiding? Dan meldt Coachview dit automatisch bij de juiste leverancier. Is een opleiding afgerond? Dan ontvangen studenten in de toekomst automatisch een evaluatie. Is een student geslaagd? Dan zet Coachview automatisch certificaten klaar die de backoffice kan uitprinten en versturen per post. Op deze manier kan de kwaliteit van de opleidingen, locaties en docenten continu worden verbeterd.

Datum: donderdag 11 maart 2021
Auteur: Bert van den Berg, oprichter Scolea en arbeidsdeskundige.